EOLIS Euler Hermes
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"EOLIS: Pour une gestion dynamique de vos risques"

EOLIS est votre service en ligne de gestion crédit. Il a été conçu pour vous aider à gérer et administrer votre police d’assurance-crédit facilement et efficacement. Vu le nombre de fonctionnalités compris dans ce système, nous avons développé ce guide afin de vous aider à vous familiariser avec l’utilisation d’EOLIS.

La gestion de mes impayés . Déclaration d'impayé

Overdue Management
1
Il est important de bien choisir votre n° de police et code police.
  1. Il est important de bien choisir votre n° de police et code police.
Policy list
2
Veuillez sélectionner le bon code police si vous en possédez plusieurs.
  1. Veuillez sélectionner le bon code police si vous en possédez plusieurs.

Procédure pour bien encoder votre dossier

Quick menu
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Cliquez sur accès rapide
4
Sélectionner déclaration d'impayé
  1. Cliquez sur accès rapide
  2. Sélectionnez déclaration d'impayé
Company identification
5
Vous avez la possibilité de faire votre recherche de 3 manières différentes : choisissez l'option 5 ou 6 ou 7.
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Vous avez la possibilité de faire votre recherche de 3 manières différentes : choisissez l'option 5 ou 6 ou 7.
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Vous avez la possibilité de faire votre recherche de 3 manières différentes : choisissez l'option 5 ou 6 ou 7.
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Cliquez sur valider
  1.  
  2.  
  3. Vous avez la possibilité de faire votre recherche de 3 manières différentes : choisissez l'option 5 ou 6 ou 7.
  4. Cliquez sur valider
Non-payment notification
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Veuillez stipuler si la récupération se fait par EHBE ou par vos soins.
10
champs obligatoire
11
Veuillez insérer toutes les coordonnées connues du débiteur.
12
Veuillez modifier les points suivants si nécessaire.
  1. Veuillez stipuler si la récupération se fait par EHBE ou par vos soins.
  2. champs obligatoire
  3. Veuillez insérer toutes les coordonnées connues du débiteur.
  4. Veuillez modifier les points suivants si nécessaire.
Non-payment notification details
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Si oui : avez-vous déjà déclaré la créance?
(voir n° 14)
14
    Veuillez sélectionner dans la liste ci-jointe, les points appropriés à vos besoins :
  • Pas d’action
  • Plan / promesse de paiement
  • CAP
  • Autres - texte libre
15
Cliquez pour ajouter des factures / notes de crédit / paiements partiels.
16
Copies factures / extrait de compte / C. G. sont nécessaires à l’introduction du dossier.
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Envoyer à EH
  1. Si oui : avez-vous déjà déclaré la créance? (voir n° 14)
    • Veuillez sélectionner dans la liste ci-jointe, les points appropriés à vos besoins :
    • Pas d’action
    • Plan / promesse de paiement
    • CAP
    • Autres - texte libre
  2. REMARQUE
    Veuillez nous mettre au courant si la créance a déjà été déclarée en cas d'insolvabilité de votre client.
  3. Cliquez pour ajouter des factures / notes de crédit / paiements partiels.
  4. Copies factures / extrait de compte / C. G. sont nécessaires à l’introduction du dossier.
  5. Envoyer à EH

Veuillez ajouter ici vos factures / notes de crédit ou paiements partiels manuellement

Add invoice manually
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Cliquez sur Valider après avoir vérifié toutes les informations.
REMARQUE
Attention: mettez un point avant la décimale.
  1. Cliquez sur Valider après avoir vérifié toutes les informations.

Attention

Nous attirons votre attention et afin d'éviter des erreurs concernant le débiteur, il est nécessaire de recommencer la procédure depuis le début si vous avez plusieurs déclarations à introduire et ceci en introduisant le bon n° EHID.

Changement de client
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Changement de client
  1. Changement de client

Comment utiliser le template pour déclarer plusieurs factures/notes de crédit/paiements partiels dans une déclaration d’impayé

Il est préférable d'avoir déjà un fichier Excel sur votre ordinateur avec les coordonnées nécessaires à déclarer par facture / paiement partiel / note de crédit (Montants des factures TVA excluse et TVA incluse, dates de facture, dates d’échéance, dates d'émission de note de crédit si applicable, devise EUR, GBP, ..., n° de facture pour chaque facture, la date du paiement partiel).

Nous utiliserons Microsoft Excel. Il se peut que vous ayez une autre version de Microsoft Exel ce qui peut causer des petites différences dans le lay-out.
Certaines captures d’écran de notre programme Excel sont en anglais.

Template
2
On sélectionne Fichier d’aide au formatage de votre liste de factures.
3
Télécharger la fichier par cliquez sur Créer votre fichier.
  1. Nous ouvrons une déclaration d’impayé. Nous trouvons dans l’écran de déclaration, sous la rubrique ‘Factures’, plusieurs possibilités.
  2. On sélectionne Fichier d’aide au formatage de votre liste de factures...
  3. ...et recevons la possibilité de créer un fichier.
Download
  1. Dès que nous avons sélectionné de créer notre fichier, le système nous donne la possibilité d'ouvrir ou enregistrer un fichier. Nous ouvrons le fichier.

Après ouverture, nous voyons un écran Aide. Cet écran est utile à lire pour avoir des astuces et informations complémentaires sur la procédure de téléchargement.

Help
5
On sélectionne Enable content pour que nous puissions modifier le fichier.
  1. Le fichier s’ouvre en mode sécurisé. Tout d’abord, on sélectionne Enable content pour que nous puissions modifier le fichier...
Enable macros
6
Nous activons ainsi l’utilisage des macros.
  1. ...et nous activons ainsi l’utilisage des macros.
Add-in tab
7
Dès que nous pouvons modifier le fichier, un bouton Add-Ins s’ouvre.
8
Nous cliquons sur ce bouton et on sélectionne Ouvrir un fichier pré – formaté.
  1. Dès que nous pouvons modifier le fichier, un bouton Add-Ins s’ouvre.
  2. Nous cliquons sur ce bouton et on sélectionne Ouvrir un fichier pré – formaté.

Les colonnes suivantes s’ouvrent:

Columns
  1. Nous complétons ces colonnes avec les informations nécessaires. Vous pouvez copier et coller ces informations à partir de votre fichier Excel.
REMARQUE

Par type d’identifiant (facture / note de crédit / paiement partiel) le système remplit en jaune les champs qui sont à compléter.
Les champs en rouge ne doivent pas être remplis.

La date d’un paiement partiel est à remplir dans la colonne Échéance initiale / Date de récupération / date de paiement partiel.

Add-in tab
10
Après avoir complété les coordonnées, le bouton ‘Vérification du format des données’ nous permet de contrôler si tout a été rempli comme il faut.
Si cela n’est pas le cas, le système signale où se trouvent les erreurs.
  1. Après avoir complété les coordonnées, le bouton ‘Vérification du format des données’ nous permet de contrôler si tout a été rempli comme il faut. Si cela n’est pas le cas, le système signale où se trouvent les erreurs.

Si les informations ont été remplies comme il faut, le système donne une confirmation.

COMPLETED! Your file is correct!
Save the file
11
Nous enregistrons le fichier et on sélectionne où le fichier doit être enregistré sur notre ordinateur.
  1. Nous enregistrons le fichier et on sélectionne où le fichier doit être enregistré sur notre ordinateur.
Save file as dialog
REMARQUE
Le nom du fichier ne peut PAS être changé et le format .CSV doit rester.

Le fichier a été enregistré sur notre ordinateur.
Nous retournons en EOLIS et nous nous retrouvons toujours dans le même écran qu’en étape 1.
On sélectionne Annuler pour retourner vers l’écran de déclaration.

Back
12
De nouveau dans l’écran de déclarations, on sélectionne maintenant Charger la liste de vos factures (en masse).<
  1. De nouveau dans l’écran de déclarations, on sélectionne maintenant Charger la liste de vos factures (en masse).
Invoice upload
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En cliquant sur Browse je sélectionne le fichier.
14
Je clique sur le bouton Ajouter.
  1. En cliquant sur Browse je sélectionne le fichier...
  2. ...et je clique sur le bouton ‘Ajouter’.
Invoice upload confirmation
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Le système confirme que le fichier a été ajouté.
  1. Le système confirme que le fichier a été ajouté.

Puis je sélectionne Retour pour retourner vers l’écran de déclaration.
Maintenant, les lignes des factures / notes de crédit / paiements partiels sont visibles.

Invoice declared lines